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Beschaffung 4.0: Die Zukunft ist schon da

Der Aufstieg der Industrie 4.0 hat eine eigene kleine Revolution hervorgebracht - Beschaffung 4.0. Durch die Nutzung des Potenzials von cyber-physischen und digitalen Systemen ermöglicht Beschaffung 4.0 den Chief Procurement Officers und anderen Fachleuten der Lieferkette, bessere Daten zu ihrem Vorteil zu nutzen. Das ist Beschaffung 4.0.

Beim Thema Beschaffungswesen denken Sie wahrscheinlich an einen drögen Bürojob. Sie stellen sich vor, wie gesichtslose Schreibtischtäter in tristen Büros ihre Aufgaben manuell erledigen, sich auf Papierkram und undurchdringliche Excel-Tabellen verlassen, Anrufe tätigen oder E-Mails verschicken, um sich auf den neuesten Stand zu bringen; während sie zeitgleich dafür sorgen, dass Waren und Dienstleistungen innerhalb einer vorgegebenen Zeit von einem Ort zum anderen gelangen.

Das. War. Gestern.

Unternehmen, die bei der Beschaffung keinen intelligenten Ansatz verfolgen, laufen Gefahr in der heutigen komplexen und unbeständigen Geschäftswelt, den Anschluss an ihre digital versierteren Konkurrenten zu verlieren. Die Fähigkeit, Geschäftsentscheidungen auf Grundlage von Daten zu treffen, wird künftig erhebliche Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg haben. Die digitale Beschaffung kann einen großen Teil der für diese Entscheidungen relevanten Daten liefern. Starten Sie die Beschaffung 4.0. jetzt.

Was ist die Beschaffung 4.0?

Auch bekannt als Industrie 4.0, steht die vierte industrielle Revolution für das Wachstum von sogenannten cyber-physischen Systemen, die die reale Welt immer stärker in das Internet integrieren. Das Internet der Dinge (IoT), künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien machen heute vieles möglich, was bislang undenkbar war, und durch den Einsatz von Plattformen zur Datenverwaltung ist eine durchgängige Transparenz in den Lieferketten nicht mehr nur ein Wunschtraum.

Diese Transparenz hat zwar enorme Auswirkungen auf fast jeden Aspekt der Lieferkette, aber in einem Bereich ist sie besonders spannend: in der Beschaffung. Der Siegeszug der Industrie 4.0 hat sogar eine eigene kleine Revolution hervorgebracht: die Beschaffung 4.0. Dank Beschaffung 4.0 können Chief Procurement Officers und andere Lieferketten-Fachleute durch die Nutzung des Potenzials von cyber-physischen Systemen verbesserte Daten zu ihrem Vorteil nutzen.

Die Situation heute

Auch wenn die Revolution bereits begonnen hat, so steckt die Beschaffung 4.0 doch noch in den Kinderschuhen. Eine kürzlich von Forrester durchgeführte Umfrage ergab, dass nur knapp ein Drittel der Unternehmen (30 %) mehr als die Hälfte ihrer Beschaffungsprozesse digitalisiert haben; die überwiegende Mehrheit hat nur etwa 25 % aller Prozesse digitalisiert. Darüber hinaus ergab die Studie, dass lediglich 16 % der Unternehmen bei der Beschaffungsumstellung sehr weit fortgeschritten sind. Obwohl 84 % der Beschaffungsunternehmen der Meinung sind, dass die digitale Transformation die Art und Weise, wie ihre Dienstleistungen erbracht werden, grundlegend verändern wird, haben nur 32 % eine Strategie zur Erreichung dieses Ziels entwickelt. Die Tatsache, dass die in einem Unternehmen beschafften Produkte und Dienstleistungen bis zu 80 % der Unternehmensausgaben ausmachen können, zeigt jedoch, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihr Beschaffungswesen auf Digitalisierung, Innovation und Mehrwert ausrichten.

Die Vorteile der Beschaffung 4.0

Dank der Digitalisierung haben Chief Procurement Officers jetzt die Chance, die Wettbewerbsposition ihres Unternehmens auf dem Markt zu festigen und die Effizienz ihres eigenen Bereiches zu steigern. Eine vor kurzem durchgeführte Umfrage einer Unternehmensgruppe für Beschaffungsmanagement ergab, dass manuelle Tätigkeiten 60 bis 80 % des Arbeitsaufwands in einer Beschaffungsabteilung ausmachen. Durch die Einführung von Beschaffung 4.0 könnte ein großer Teil der Zeit, die für banale Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird, stattdessen für strategische Entscheidungsfindungen eingesetzt werden. Berechnungen von Deloitte zufolge sparen Unternehmen mit einer optimal strukturierten Beschaffung zudem 21 % Personalkosten und bis zu 30 % Prozesskosten.

Weitere Vorteile sind:

  • Durchgängig standardisierte Prozesse sorgen für einen automatischen Informationsfluss
  • Globale Vernetzung und Integration von Lieferanten
  • Innovationsförderung bei Lieferanten - Studien des Fraunhofer Instituts und von Ernst & Young zum Innovationsmanagement durch den Einkauf zeigen, dass 20 bis 40 % der Innovationen bereits von Lieferanten im Auftrag eines anderen Unternehmens generiert werden, unabhängig von der Innovationskraft des Ursprungsunternehmens
  • Stärkung der gesellschaftlichen Verantwortung von Unternehmen (CSR - Corporate Social Responsibility) durch Einbeziehung von CSR in Prozesse wie Lieferantenbewertungen und Einkaufsentscheidungen
  • Verringerung der Unternehmensrisiken durch Verbesserung der Compliance-Verfahren und Durchführung von Lieferantenaudits
  • Verbesserte Vernetzung durch die Schaffung von Plattformen, über die interne und externe Akteure sowie andere Stakeholder auf Daten, Prozesse und andere Informationen zugreifen können.

Beschaffung 4.0 bedeutet, dass die Beschaffungsabteilung zu einer strategischen Schnittstelle wird, die die Effizienz, Effektivität und Rentabilität des Unternehmens steigert und zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen anregt.

Beschaffung 4.0 – Wie fängt man an?

Um Ihre Beschaffungsfunktion digital zu transformieren, empfiehlt sich die konstante Umsetzung folgender vier Schritte:

Potenziale erkennen und Ziele setzen

Unternehmen müssen zunächst einmal ihre aktuelle Position im Beschaffungsprozess innerhalb der eigenen Organisation bewerten, auch im Verhältnis zu externen Stakeholdern. Wo steht Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation der Beschaffung? Wenn Sie diese Frage für sich beantwortet haben, können Sie Potenziale erkennen und kurz-, mittel- und langfristige Ziele festlegen

Personen und Tools auswählen

Stehen Ihre Ziele fest, können Sie daran arbeiten, diese zu erreichen. Welche Personen und Stakeholder sind zur Erreichung Ihrer Ziele notwendig und welche Technologien werden dafür benötigt? Digitale Tools können die Beschaffungsfunktion unterstützen und ergänzen, indem sie beispielsweise durch Automatisierung langwierige, sich wiederholende Aufgaben reduzieren, digitale Assistenten zur Beschleunigung von Entscheidungsprozessen einsetzen oder Innovationen vorantreiben, die Erkenntnisse über Kunden und Lieferanten liefern.

Digitalisierung der Beschaffung unter Berücksichtigung von Kunden, Produkten und Lieferketten

Es ist wichtig, dass der Informationsaustausch zwischen allen Bereichen der digitalisierten Lieferkette stattfindet. Damit die Beschaffungsabteilung einen Mehrwert schaffen und effektiv sein kann, müssen ihre Zielsetzungen auf die Strategien der Produktion, der Lieferkette und des Unternehmens abgestimmt werden. Wie Henry Ford einst sagte: „Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg.“

Ziele nachverfolgen und anpassen

Solange nicht auch gleichzeitig die Auswirkungen und die Wertschöpfung erfasst und bewertet werden, führen die ersten drei Schritte zu nichts. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse und Einsichten tragen wiederum zu neuen Zielen bei. Wenn Ihre Ziele im ersten Schritt nicht erreicht wurden, können Sie die Prozesse oder Ziele oder beides anpassen. Auf diese Weise schaffen Sie im gesamten Unternehmen und entlang der ganzen Lieferkette eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Dies ist keine futuristische Utopie, sondern in vielen Unternehmen bereits gang und gäbe. Die Beschaffung 4.0 zeigt neue Möglichkeiten auf, die mit traditionellen Methoden nicht erreicht werden können. Die Frage ist daher: Wie soll die Beschaffung in Ihrem Unternehmen in Zukunft aussehen?
Sprechen Sie darüber mit unseren Beschaffungsexperten!